Datenschutzerklärung für die Tiebra Mobile App

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die mobile Anwendung Tiebra personenbezogene und betriebliche Daten erhebt, verwendet, speichert und schützt.

Tiebra ist eine geschäftsorientierte mobile Anwendung, die von autorisierten Mitarbeitenden und Unternehmensnutzern für Außendienstprozesse, Schichtverfolgung, Serviceausführung, Checkpoint-Verifizierung und damit verbundene betriebliche Arbeitsabläufe verwendet wird.

Die Anwendung ist nicht für die allgemeine Nutzung durch Verbraucher bestimmt. Nutzer können in der mobilen Anwendung keine eigenen Konten erstellen. Benutzerkonten werden über das Tiebra-Administrationspanel von autorisierten Administratoren erstellt und verwaltet.

2. Von uns erhobene Daten

2.1 Konto- und Benutzerinformationen

Tiebra kann konto- und benutzerbezogene Informationen verarbeiten, wie zum Beispiel:

• Vor- und Nachname
• Benutzer-ID oder Mitarbeiter-ID
• E-Mail-Adresse des Nutzers
• Benutzername
• Informationen zu Unternehmen, Projekt, Region, Service oder Arbeitsbereich
• Benutzerrolle und Berechtigungsinformationen
• Login- und authentifizierungsbezogene Daten

Diese Daten werden verwendet, um Nutzer zu authentifizieren, Zugriffsrechte zu verwalten und sicherzustellen, dass Nutzer nur auf die ihnen zugewiesenen Funktionen und Daten zugreifen können.

2.2 Standortdaten

Tiebra kann Standortdaten während bestimmter betrieblicher Aktionen erfassen, wenn diese Funktion vom Unternehmensadministrator aktiviert wurde.

Standortdaten können bei folgenden Aktionen erfasst werden:

• Starten einer Schicht
• Beenden einer Schicht
• Starten eines Services
• Beenden eines Services
• Scannen oder Bestätigen eines Checkpoints

Die Erfassung von Standortdaten ist nicht immer verpflichtend. Sie hängt von der im Administrationspanel definierten Konfiguration ab. Wenn Standortdaten nicht ermittelt werden können, kann die Anwendung dem Nutzer je nach Unternehmenseinstellung dennoch erlauben, den Vorgang fortzusetzen.

Tiebra verwendet keine kontinuierliche Standortverfolgung im Hintergrund. Standortdaten werden nur im Zusammenhang mit bestimmten, vom Nutzer ausgelösten betrieblichen Aktionen erfasst.

Standortdaten können folgende Informationen enthalten:

• Breiten- und Längengrad
• Datum und Uhrzeit der Erfassung
• Genauigkeitsinformation
• Zugehöriger Schicht-, Service-, Aufgaben- oder Checkpoint-Datensatz

Diese Daten werden für betriebliche Verifizierung, Kontrolle von Außendienstaktivitäten, Berichterstattung und Prüfzwecke verwendet.

2.3 Kamera, Fotos und Medien

Tiebra kann für bestimmte betriebliche Prozesse Zugriff auf die Gerätekamera anfordern.

Je nach Konfiguration können Nutzer aufgefordert werden, bei folgenden Aktionen Fotos aufzunehmen:

• Starten einer Schicht
• Beenden einer Schicht
• Starten eines Services
• Beenden eines Services

Diese Fotos können Folgendes umfassen:

• Ein Selfie-Foto des Nutzers
• Ein Foto der Arbeitsumgebung oder des Servicebereichs

Fotos werden zum Zeitpunkt des Vorgangs direkt mit der Kamera aufgenommen. Tiebra erlaubt für diese Prozesse nicht das Hochladen bestehender Fotos aus der Gerätegalerie.

Aufgenommene Fotos werden für betriebliche Verifizierung, Arbeitsdokumentation, Qualitätskontrolle und Prüfzwecke verwendet.

2.4 NFC- und Checkpoint-Daten

Tiebra kann NFC-basierte Checkpoint-Verifizierung verwenden, wenn diese Funktion aktiviert ist.

Wenn ein Nutzer einen NFC-Checkpoint scannt, kann die Anwendung folgende Daten erfassen und verarbeiten:

• NFC-Tag- oder Checkpoint-Kennung
• Datum und Uhrzeit des Scans
• Zugehörige Schicht-, Service-, Aufgaben- oder Projektinformationen
• Nutzer, der den Scan durchgeführt hat

Diese Daten werden verwendet, um Anwesenheit vor Ort, Checkpoint-Besuche, Servicefortschritt und betriebliche Aktivitäten zu verifizieren.

2.5 Datei- und Medienzugriff

Tiebra kann datei- oder medienbezogene Berechtigungen anfordern, wenn dies für die App-Funktionalität, betriebliche Dokumentation oder sichere Verarbeitung erfasster Dateien erforderlich ist.

Die Anwendung verwendet primär Medien, die direkt über die Gerätekamera für den jeweiligen Geschäftsprozess aufgenommen werden. Für Fotoanforderungen beim Starten oder Beenden von Schichten und Services werden keine bestehenden Galerie-Uploads verwendet.

2.6 App-Aktivität und betriebliche Daten

Tiebra kann betriebliche Aktivitätsdaten erfassen, die durch die Nutzung der Anwendung entstehen, einschließlich:

• Schichtstart- und Schichtenddatensätze
• Servicestart- und Serviceenddatensätze
• Aufgaben-, Reinigungs-, Prüfungs- oder Checkpoint-Datensätze
• Von Nutzern übermittelte Formularantworten
• Datum und Uhrzeit durchgeführter Aktionen
• Synchronisationsstatus von Offline-Datensätzen
• Aktivitäten in Bezug auf Projekt, Region, Service und Zuweisung

Diese Daten werden verwendet, um die Kernfunktionen der Anwendung bereitzustellen, betriebliche Berichte zu unterstützen, abgeschlossene Arbeiten zu verifizieren und Geschäftsunterlagen für das Tiebra nutzende Unternehmen zu führen.

2.7 Geräte- und App-Informationen

Tiebra kann begrenzte Geräte- und Anwendungsinformationen erfassen, wie zum Beispiel:

• Gerätemodell
• Version des Betriebssystems
• Version der Anwendung
• Gerätesprache oder regionale Einstellungen
• Synchronisations- und Verbindungsstatus

Diese Daten werden für Sicherheit, Kompatibilität, Fehlerbehebung und Wartung der Anwendung verwendet.

2.8 Diagnose und Analytik

Tiebra verwendet derzeit keine Analysewerkzeuge von Drittanbietern.

Tiebra sendet derzeit keine Absturzberichte oder Diagnosedaten an externe Crash-Reporting-Dienste. Technische Fehler können innerhalb des Tiebra-Systems zu Wartungs-, Fehlerbehebungs-, Sicherheits- und Supportzwecken protokolliert werden.

2.9 Push-Benachrichtigungen

Tiebra verwendet derzeit keine Push-Benachrichtigungen und erhebt keine Push-Benachrichtigungs-Token.

3. Wie wir Daten verwenden

Wir verwenden die erhobenen Daten für folgende Zwecke:

• Authentifizierung von Nutzern und Verwaltung eines sicheren Zugriffs
• Bereitstellung von Schicht- und Serviceverfolgungsfunktionen
• Verifizierung von Außendienstaktivitäten, Checkpoints und betrieblichen Aktionen
• Unterstützung fotobasierter betrieblicher Dokumentation
• Ermöglichung NFC-basierter Checkpoint-Verifizierung
• Synchronisierung von Offline-Datensätzen mit Tiebra-Servern
• Erstellung betrieblicher Berichte und Dashboards
• Unterstützung von Qualitätskontrolle, Audit und Serviceverifizierung
• Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Verhinderung unbefugten Zugriffs
• Behebung technischer Probleme und Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Anwendung
• Erfüllung vertraglicher, betrieblicher, rechtlicher oder administrativer Pflichten, soweit anwendbar

4. Offline-Nutzung und Synchronisierung

Tiebra kann bestimmte Vorgänge ermöglichen, während das Gerät offline ist.

Bei Nutzung des Offline-Modus können betriebliche Daten vorübergehend auf dem Gerät gespeichert und mit den Tiebra-Servern synchronisiert werden, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist.

Dies kann Schichtdatensätze, Servicedatensätze, Checkpoint-Datensätze, Formularantworten, Fotos und damit verbundene betriebliche Daten umfassen.

Offline-Daten werden nur zur Durchführung des jeweiligen Geschäftsprozesses verwendet und während der Synchronisierung an die Tiebra-Server übertragen.

5. Datenspeicherung und Hosting

Tiebra speichert Anwendungsdaten und stellt API-Dienste über Cloud-Server in Frankfurt am Main, Deutschland, bereit.

Die aktuelle Infrastruktur wird auf DigitalOcean Droplets in Frankfurt gehostet.

Daten werden gespeichert und verarbeitet, um den Tiebra-Dienst bereitzustellen, Geschäftsprozesse zu unterstützen, die Systemsicherheit aufrechtzuerhalten und vertragliche oder rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

6. Weitergabe von Daten

Tiebra verkauft keine personenbezogenen Daten.

Auf Daten kann nur in folgenden begrenzten Fällen zugegriffen werden oder Daten können nur in diesen Fällen weitergegeben werden:

• An das Unternehmen oder die Organisation, die dem Nutzer Zugang zu Tiebra gewährt
• An autorisierte Administratoren, Manager oder zuständige Personen innerhalb dieser Organisation
• An Infrastruktur- oder Hosting-Dienstleister, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind
• Wenn dies durch Gesetz, Vorschrift, Gerichtsbeschluss oder zuständige Behörde erforderlich ist
• Wenn dies erforderlich ist, um die Sicherheit, Rechte oder Integrität von Tiebra, seinen Nutzern oder seiner Infrastruktur zu schützen

Tiebra gibt derzeit keine Nutzerdaten an Drittanbieter für Analytik, Werbung, Push-Benachrichtigungen oder externes Crash Reporting weiter.

7. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Diese Maßnahmen können Folgendes umfassen:

• Sichere Kommunikation zwischen mobiler Anwendung und Servern
• Authentifizierungs- und Autorisierungskontrollen
• Rollenbasierte Zugriffsverwaltung
• Serverseitige Zugriffsbeschränkungen
• Betriebliche Protokollierung und Überwachung
• Sichere Infrastrukturkonfiguration
• Regelmäßige Wartung und technische Verbesserungen

Kein Verfahren der elektronischen Übertragung oder Speicherung ist jedoch vollständig sicher. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Systems zu verbessern.

8. Datenaufbewahrung

Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Bereitstellung des Tiebra-Dienstes, zur Unterstützung von Geschäftsprozessen, zur Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen, zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, zur Beilegung von Streitigkeiten und zur Erfüllung rechtlicher oder administrativer Anforderungen erforderlich ist.

Aufbewahrungsfristen können abhängig sein von:

• Art der Daten
• Dem Unternehmen, das Tiebra nutzt
• Betrieblichen Berichtsanforderungen
• Rechtlichen, vertraglichen, buchhalterischen oder auditbezogenen Anforderungen

Wenn Daten nicht mehr erforderlich sind, können sie gemäß den geltenden Aufbewahrungsregeln gelöscht, anonymisiert oder sicher archiviert werden.

9. Datenlöschung und Nutzeranfragen

Nutzer können in der mobilen Tiebra-Anwendung keine eigenen Konten erstellen. Benutzerkonten werden über das Tiebra-Administrationspanel von autorisierten Administratoren erstellt und verwaltet.

Nutzer, die Zugang zu ihren personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung beantragen möchten, sollten sich an ihren Arbeitgeber, den Unternehmensadministrator oder den Tiebra-Datenschutzkontakt wenden.

Anfragen können gesendet werden an: support@3faktoriyel.com

Da Tiebra als Unternehmensanwendung im Auftrag von Organisationen verwendet wird, müssen bestimmte Daten möglicherweise aus rechtlichen, vertraglichen, betrieblichen, buchhalterischen oder auditbezogenen Gründen aufbewahrt werden.

10. App-Berechtigungen

Standortberechtigung

Wird verwendet, um den Standort bei bestimmten betrieblichen Aktionen wie Schichtstart/-ende, Servicestart/-ende oder Checkpoint-Verifizierung zu erfassen.

Kameraberechtigung

Wird verwendet, um Echtzeitfotos wie Nutzer-Selfies oder Fotos der Umgebung während bestimmter betrieblicher Aktionen aufzunehmen.

NFC-Berechtigung

Wird verwendet, um NFC-Checkpoints zur Verifizierung vor Ort zu scannen.

Datei- und Medienberechtigung

Wird verwendet, wenn dies für die Verarbeitung betrieblicher Medien oder Dateien im Zusammenhang mit den Geschäftsprozessen der Anwendung erforderlich ist.

Nutzer können Berechtigungen über die Geräteeinstellungen steuern. Das Deaktivieren von Berechtigungen kann bestimmte App-Funktionen einschränken; das genaue Verhalten kann von der vom Unternehmensadministrator definierten Konfiguration abhängen.

11. Datenschutz von Kindern

Tiebra ist für die Nutzung in Unternehmen bestimmt. Die Anwendung richtet sich nicht an Kinder und ist nicht für Personen unter dem nach geltendem Recht erforderlichen Alter konzipiert.

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

12. Internationale Datenverarbeitung

Tiebra-Daten werden derzeit auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland, gehostet.

Je nach Standort des Unternehmens, das Tiebra nutzt, und seiner Nutzer können Daten zu Support-, Administrations- oder Betriebszwecken aus verschiedenen Ländern abgerufen oder verarbeitet werden, vorbehaltlich der geltenden Datenschutzanforderungen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen an der Anwendung, Infrastruktur, rechtlichen Anforderungen oder betrieblichen Praktiken widerzuspiegeln.

Die aktualisierte Version wird über die Anwendung und/oder die entsprechende Website verfügbar gemacht.

14. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Fragen oder Anfragen kontaktieren Sie bitte:

• Unternehmen: Uc Faktoriyel ArGe ve Yazilim Ltd. Sti.
• E-Mail: support@3faktoriyel.com
• Adresse: Gulbahce Mah. Gulbahce Cad. IYTE Sitesi No:1/40/29 Urla / Izmir / Turkey
• Website: https://www.3faktoriyel.com